北京科技经营管理学院文件

  院学发〔2018〕7号

学生资助工作档案管理制度

第一章 总则

    第一条 为规范我院学生资助档案管理工作，提高资助管理工作水平，特制定本制度。

第二条 学生资助工作档案是指学院在学生资助工作过程中中形成的各种原始材料和历史记录的总称，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条 归档的文件材料必须按学年度立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交档案管理人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理机构人员及职责

第五条 我院学生资助工作档案管理由学生处全面负责，并具体实施，各系学生资助工作领导小组安排专人主管。

第六条 学院学生处职责：全面负责全院学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各系进行档案工作；将资助材料收缴及档案管理工作作为学生工作的重要考核内容。

第七条 各系职责：按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本系的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。

第三章 归档范围

第八条 学院学生资助管理中心归档材料：

1.国家、北京市下发的资助工作相关文件；

2.学院学生资助制度文件；

3．贫困生资料库材料；

4．生源地助学贷款贷款相关材料；

5. 国家奖学金相关材料；

6．国家励志奖学金相关材料；

7．国家助学金相关材料；

8．学院内部奖学金相关材料；

9．勤工俭学相关材料；

10．绿色通道相关材料；

11．临时困难补助相关材料；

12．资助育人成果相关材料；

13．学院年度资助工作计划与总结、大事记等相关材料；

14.义务兵资助相关材料。

第九条 系部归档材料：

1.学院下发的学生资助文件；

2.系部制定的资助工作文件、实施细则等；

3．贫困生资料库材料；

4．生源地助学贷款贷款相关材料；

5. 国家奖学金相关材料；

6．国家励志奖学金相关材料；

7．国家助学金相关材料；

8．学院内部奖学金相关材料；

9．绿色通道相关材料；

10．临时困难补助相关材料；

11．资助育人成果相关材料；

12．各系年度资助工作计划与总结、大事记等相关材料。

第四章 档案归档

第十条 我院学生资助工作档案采取院系两级管理模式，各系都要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。

第十一条 学生资助档案所有归档材料要真实、完整。属归档范围，但因特殊原因确实无法收集到的文件，由经办人、学生处负责人审批签字后，存档备查。

第十二条 学生资助档案须按学期、项目、专业排序，并按档案管理有关规定编制页码和册内文件目录。

第十三条 学生资助档案应用统一规格的档案盒保存。

第十四条 学生资助档案须实行专人专柜管理。

第十五条 归档时间要求：各级应当按学年度进行整理归档，在每年9月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第五章 附则

第十六条 本办法由学生处负责解释，自发布之日起执行，原管理办法废止。

                                     二〇一八年五月十六日